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Neues UV-Meldeverfahren ab 2017

Der Lohnnachweis wird digital

Ab 1. Dezember 2016 müssen alle Unternehmerinnen und Unternehmer in ihrem Entgeltabrechnungsprogramm einen so genannten Stammdatenabgleich durchführen. Das ist der erste Schritt zu einem neuen digitalen Lohnnachweis ab 2017.

Der Lohnnachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrages, den Unternehmen für den Unfallversicherungsschutz ihrer Beschäftigten jährlich zahlen. Ab 01.01.2017 wird das bisherige Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung durch das neue UV-Meldeverfahren durch den digitalen Lohnnachweis abgelöst:

Der Lohnnachweis für das Jahr 2016 ist erstmals auf diesem neuen digitalen Weg bis zum 16. Februar 2017 zu übermitteln.  Wird kein Personal beschäftigt- auch keine Aushilfen-  entfällt für die Meldung nach dem UV-Meldeverfahren.

 

Besonderheiten für Unternehmen im Bereich der öffentlichen Hand

Für Privathaushalte und Unternehmen, deren Beiträge auf Basis von Einwohnerzahlen erhoben werden sowie Unternehmen, deren Beschäftigte insgesamt beitragsfrei versichert sind (z.B. Hilfeleistungsunternehmen), gibt es abweichende Regelungen. Sofern für die Entgeltabrechnung ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm verwendet wird, muss einmalig ein Abgleich beim Stammdatendienst durchgeführt werden. Mit der Rückmeldung der Stammdaten wird ein Merkmal übermittelt, dass kein digitaler Lohnnachweis abzugeben ist.

 

Parallelverfahren für die Beitragsjahre 2017 und 2018

In einer zweijährigen Übergangsphase ist für die Beitragsjahre 2017 und 2018 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannte Lohnnachweis im Online-, Papier- oder Fax-Verfahren zu erstatten. Ab dem Beitragsjahr  2019, das heißt für die Lohnsumme 2018, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren.

Warum parallele Meldeverfahren?

Das neue Verfahren ist eine große Herausforderung für alle Beteiligten. Die Übergangsregelung stellt sicher, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.

Das UV-Meldeverfahren im Überblick

Vor der Erstattung des digitalen Lohnnachweises ist im sogenannten Vorverfahren ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten durchzuführen. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der Abruf erfolgt automatisiert aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss aktiv durch den Nutzer angestoßen werden. Das kann ab 1. Dezember 2016 geschehen.

Hierfür sind folgende Zugangsdaten erforderlich:

  • Betriebsnummer der Unfallkasse Thüringen (BBNRUV)
  • Mitgliedsnummer
  • PIN

Die Zugangsdaten werden von der Unfallkasse Thüringen im November 2016 schriftlich mitgeteilt. Tipp: Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden.

Nach der erstmaligen Anmeldung im Stammdatendienst pro Beitragsjahr wird die meldende Stelle registriert. Die Unfallkasse Thüringen erwartet von dieser Stelle einen digitalen Lohnachweis für das abgefragte Beitragsjahr.

Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

  • Mitgliedsnummer
  • Betriebsnummer der Unfallkasse Thüringen
  • Bezogen auf die Gefahrtarifstellen:
    • Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
    • Geleistete Arbeitsstunden
    • Anzahl der Arbeitnehmer

Zusätzlich werden über das Entgeltabrechnungsprogramm technische Merkmale übertragen, die es der Unfallkasse Thüringen ermöglicht, die meldende/abrechnende Stellen zu erkennen.

Hat das Unternehmen mehrere meldende Stellen, ist für jede dieser Stellen ein Abruf und Abgleich der Stammdaten erforderlich. Die Unfallkasse Thüringen erwartet dann für jeden Abruf Teillohnnachweise und fasst diese in einem Beitragsbescheid zusammen.

Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, schätzt die Unfallkasse Thüringen die zur Beitragsberechnung erforderlichen Daten.

Lohnnachweis ohne Entgeltabrechnungsprogramm

Falls kein Entgeltabrechnungsprogramm benutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden (zum Beispiel sv-net).

Weitere wichtige Informationen und Hinweise zum elektronischen Lohnnachweis, zum neuen UV-Meldeverfahren und zum Stammdatendienst stehen in der Broschüre „Beschreibung zum UV-Meldeverfahren unter www.dguv.de/medien/inhalt/versicherung/dokum/meldeverfahren.pdf oder unter unter www.dguv.de/uv-meldeverfahren